För att kunna beställa en förmånscykel måste arbetsgivaren ha ett samarbetsavtal med Vapaus på plats. För att fömånerna ska få nyttjas, måste det gälla samtliga anställda.
När en anställd beställer en förmånscykel så tecknar denne villkor med arbetsgivaren, som är ett underuthyrningsavtal mellan anställd och arbetsgivare. I praktiken går detta till så att anställda skapar en profil på leasingportalen, verifierar sin användare och ser sen till att den är kopplat till företagets förmånsavtal. Då kan avtal ingås och cyklar beställas.
Betalningen går till så att Vapaus köper cykeln och fakturerar arbetsgivaren månadsvis. Arbetsgivaren i sin tur gör ett bruttolöneavdrag på medarbetarens lön.